Saat ini kemajuan teknologi telah banyak mengubah cara manusia berkomunikasi. Banyak yang berubah dari sebelumnya mahal, lama dan terbatas dengan memanfaatkan teknologi sekarang menjadi murah, cepat dan lengkap.
Salah satu cara komunikasi yang dulu kerap kali digunakan adalah dengan surat. Dimana harus disadari bahwa sampainya lama, harus disertai perangko, envelope, dan lainnya, trus isi beritanya terbatas kemudian musti menunggu jawaban yang juga bisa berhari-hari hingga berbulan-bulan. Sekarang kita dapat berkirim kabar dengan versi digitalnya surat yaitu email. Dengan email hampir semua kekurangan dari surat dapat direduksi dengan baik.
Namun, ada satu masalah besar dari pengiriman cara surat yang ternyata juga tetap ada di pengiriman email. Masalah itu adalah surat dan email sama-sama bisa tidak sampai kepada penerima yang seharusnya.
Walaupun intinya sama-sama bisa tidak sampai ke tujuan namun anda dapat meminimalkan resikonya bila tahu penyebabnya.
Artikel Kali ini kita tidak akan membahas penyebab surat tidak sampai ke tujuan, tapi kita akan membahas penyebab email bisa tidak sampai ke tujuan. Sebab saat ini email lebih banyak digunakan dibanding surat.
Penyebab Email Terkirim Tidak Sampai Ke Penerima yang dituju
Alamat Email Tujuan Tidak Valid
Pertama penyebab email dikirim tidak sampai ke penerima adalah alamat email yang dituju tidak valid. Tidak valid disini maksudnya bisa salah ketik, salah eja atau memang alamat email tersebut sudah tidak lagi aktif.
Anda tentu perlu memastikan alamat email yang anda tuju harus benar. Anda dapat melakukan konfirmasi ulang dan sebisa mungkin anda mendapatkan alamat email yang ditulis bukan dengan cara disampaikan melalui suara atau telpon.
Dengan mendapat alamat yang ditulis bisa melalui chat, atau tulisan cetakan dari kemasan atau lainnya akan lebih dapat meminimalkan kesalahan anda menulis dikolom tujuan email.
Email dianggap Spam oleh Sistem Penyedia Email
Saat ini banyak perusahaan penyedia email yang memberikan layanan perlindungan dari email jahat untuk penggunanya. Perusahaan tersebut memasang antispam untuk mendeteksi setiap email masuk.
Apabila ada email yang dianggap mengandung spam maka email tidak akan disampaikan ke alamat penerima atau diblokir didalam sistem kemudian dimasukkan dalam kelompok spam.
Spam adalah suatu cara pengiriman email yang dilakukan berulang atau bertubi-tubi pada penerima tanpa diminta atau tidak dikehendaki. Biasanya pengirim mengirim email tersebut untuk mengirim berita, iklan produk atau informasi lainnya yang tidak dianggap penting oleh penerima.
Pada umumnya email yang dilakukan berulang ulang dalam waktu dekat apalagi tidak dikenal sangat rentan dideteksi sebagai spam. Agar email anda tidak dianggap spam, maka anda dapat melakukan konfirmasi kepada penerima agar memasukkan alamat email anda yang anda gunakan sebagai pengirim agar ditandai termasuk dalam daftar alamat pengirim yang aman atau daftar putih.
Email Terkirim tapi Ditandai Sebagai Spam oleh Pengguna
Seringkali terjadi saat ini email yang dikirim tetap dapat masuk ke inbox penerima tapi dianggap spam. Walaupun email baru dikirim sekali dan isinya bukan hal negatif.
Hal ini dapat terjadi akibat penerima atau pemilik email tujuan tersebut menandai alamat pengirim sebagai spam secara tidak sengaja. Bila sudah ditandai sebagai spam, maka email anda berikutnya akan langsung dimasukkan dalam kategori spam sehingga tidak ditampilkan dalam kotak masuk atau inbox email penerima.
Apabila anda telah mengirim email tapi sudah lewat beberapa saat penerima merasa belum juga menerima, anda dapat memintanya untuk memeriksa folder spamnya. Kemungkinan pesan anda sudah masuk ke dalam daftar spam di folder penerima.
Email Dicurigai Berbahaya
Anda saat ini dapat mengirim lampiran berupa dokumen, foto, ataupun software bersama email untuk ditujukan kepada penerima email. Walaupun anda bebas mengirim lampiran apa saja namun, anda wajib memastikan yang anda kirim tidak mengandung konten berbahaya agar tidak diblokir sistem.
Sistem email saat ini banyak yang sudah dilengkapi pengaman yang dapat mendeteksi virus, malware, link, ataupun konten yang dapat menjadi celah untuk dimanfaatkan tindak pencurian data.
Bila email yang anda kirimkan tidak diterima oleh alamat email tujuan maka ada kemungkinan karena email anda diblokir sebab dianggap mengandung konten berbahaya bagi penerima. Bila anda curiga demikian yang terjadi maka anda perlu berkoordinasi dengan penerima untuk dapat menghubungi administrator server email agar meninjau ulang pemblokiran atau tindakan lain.
Penerima Tidak Merespons
Masalah yang kerap kali terjadi apabila anda mengirim email ke suatu email perusahaan yang sibuk sebagai alamat kontak umum dan email anda tidak dikenali sebelumnya maka besar kemungkinan kalau email anda tidak direspon.
Suatu perusahaan tentu memiliki customer service yang umumnya akan mendapat kiriman puluhan hingga ribuan email perhari. Dari banyaknya kiriman email tersebut kemungkinan untuk direspon akan semakin kecil apabila email anda tidak dikenal atau dianggap tidak menarik.
Pada umumnya subject atau judul email dapat menjadi pertimbangan apakah email akan dibaca atau cuma dibiarkan bahkan langsung dihapus oleh penerima. Maka buatlah judul yang sesuai dan menarik pembaca untuk membaca isi surat elektronik anda.
Agar email anda lebih mungkin untuk ditanggapi maka cobalah untuk menghubungi atau mengirim tepat ke kotak email pimpinan atau staf terkait yang langsung sesuai dengan bidangnya. Anda juga dapat menggunakan cara lain seperti kontak situs atau media sosial mereka.
Itulah tadi berbagai penyebab email tidak sampai ke penerima, kalau sampai saja tidak maka tentu email yang anda kirim tidak akan pernah dijawab. Semoga semua email anda dapat sampai dengan baik dan urusan anda selalu lancar.
Posting Komentar