Saat ini banyak aktivitas manusia yang sudah mulai tergantikan dari yang konvensional menjadi lebih praktis dengan bantuan perangkat elektronik. Termasuk juga urusan surat menyurat. Sekarang sudah jarang kita temui orang saling bertukar kabar melalui surat fisik sejak adanya surat elektronik atau yang biasa disebut Email.
Email mulai dipergunakan orang di seluruh penjuru dunia sejak adanya internet. Di Indonesia sendiri email mulai marak digunakan sejak sekitar tahun 2000an keatas. Kala itu yang banyak digunakan adalah menggunakan layanan yahoo mail. Namun sejak adanya Google hingga sekarang, maka layanan email yang paling banyak dimanfaatkan orang adalah Gmail.
Sekarang mengirim surat menjadi lebih praktis, mudah dan murah dengan menggunakan email. Mulai dari email pribadi hingga email antar perusahaan dapat dikirim dan diterima selama ada jaringan internet. Maka bukanlah hal yang aneh bila mengirim surat lamaran pekerjaan juga bisa melalui Email.
Untuk membuat email, selain jaringan internet maka anda memerlukan perangkat yang dapat membuat email. Anda dapat memanfaatkan komputer PC, Laptop, Tablet bahkan sebuah smartphone. Untuk mengirim sebuah email lamaran pekerjaan anda perlu menuliskannya dengan bahasa formal dan sopan. Selain itu anda juga perlu mengirimkan file pendukung untuk melengkapi Curiculum Vitae (CV) anda. Seperti scan KTP, Pasfoto, scan ijazah, transkrip nilai, sertifikat, surat pengalaman kerja dan dokumen lain yang diminta sebagai syarat oleh pembuat lowongan.
Cara Membuat Surat Lamaran Kerja Melalui Email
Anda perlu menuliskan lamaran kerja dengan rapi agar mudah dibaca dan memberikan kesan bahwa anda serius untuk melamar pekerjaan yang ingin anda dapatkan. Oleh sebab itu, maka anda perlu menggunakan Microsoft Word atau aplikasi pengolah dokumen lainnya. Bila anda sedang online, anda bahkan juga bisa memanfaatkan fasilitas Google Doc. Melalui Google Doc anda dapat membuat surat lamaran dengan mudah dan gratis.
Silahkan ketik surat lamaran anda melalui Microsoft Word kemudian upload dokumen anda ke Google Drive sehingga surat lamaran anda akan lebih mudah dikirim. Bila anda menggunakan Google Doc maka ketika anda sudah menyimpan dokumen lamaran, anda tinggal mengirimkannya dalam sebuah email.
Cara membuat Email Lamaran Pekerjaan
Setelah dokumen anda telah siap, silahkan buka salah satu layanan email. Bisa melalui browser atau bisa juga melalui aplikasi. Bila mungkin gunakan layanan email yang sama dengan layanan yang digunakan perusahaan. Karena layanan email yang sama pada umumnya akan lebih menjamin dokumen anda sampai ke tujuan dengan aman. Tetapi bila tidak anda bisa memanfaatkan layanan email yang umum digunakan seperti Gmail, Yahoo dan lain sebagainya. Silahkan buat akun terlebih dahulu bila anda belum memilikinya.
- Setelah anda membuka layanan email silahkan buat sebuah email
- Isi alamat email tujuan dan subjek atau judul email anda dengan benar. Isi subjek email terkadang sudah ditentukan oleh perusahaan, jadi baca pengumuman lowongan dengan teliti agar email anda sampai dan diperhatikan oleh perusahaan.
- Menulis isi emailPerhatikan bahwa isi email anda akan dibaca oleh HRD personalia, oleh sebab itu jangan sampai mengirim email kosong. Buat email anda dengan singkat dan jelas seperti berikut:KepadaYth. Bapak / Ibu personaliaPT. Sukses Makmur tbkdi TempatTerlampir dokumen lamaran kerja saya.Hormat Saya,Jhony Suherman
- Melampirkan dokumen yang dibutuhkan. Lampirkan dokumen surat lamaran yang telah anda persiapkan sebelumnya dan dokumen khusus yang diminta perusahaan bila dibutuhkan. Bila anda menggunakan Gmail anda bisa memanfaatkan menu lampirkan file dengan mengunggah dokumen secara langsung dan juga bisa melampirkan file melalui Google Drive yang memiliki kapasitas lebih besar.
- Sebelum menekan tombol kirim periksa kembali email anda dengan teliti mulai dari alamat tujuan email, subjek email, isi email hingga dokumen lampiran yang dibutuhkan. Setelah anda yakin semua sudah lengkap dan benar tekan tombol kirim pada aplikasi layanan email. Sebaiknya jangan mengirim email yang salah, kurang lengkap atau kemudian refisi. Karena akan mengesankan kalau anda tidak teliti dan tidak yakin dengan apa yang sudah anda kerjakan.
- Selanjutnya anda tinggal menunggu jawaban dari pembuat lowongan.
Pada umumnya, pembuat lowongan yang profesional akan membalas email anda, baik balasan diterima atau tidaknya anda. Namun bila setelah sekian lama anda mengirimkan email dan sudah melebihi batas waktu penerimaan karyawan maka sebaiknya anda tidak perlu mengharapkan lagi email balasan dari perusahaan tersebut. Jangan patah semangat segeralah mengirim keperusahaan lain yang masih membutuhkan kemampuan anda.
Anggapan Yang Sering Terjadi di Masyarakat
Mengirim Email dalam Melamar Pekerjaan itu Tidak Sopan?
Beberapa orang masih saja ada yang menganggap bahwa mengirim email merupakan hal yang tidak sopan. Sebenarnya mengirim email sama saja seperti mengirim surat konvensional. Bila bahasa yang tertulis didalam surat lamaran tidak formal dan tidak mengikuti norma suatu daerah mungkin benar bisa dianggap tidak sopan. Tetapi mengirim email sendiri sekarang sudah jamak dilakukan dan komunikasi perusahaan sekarang pada umumnya sudah canggih melalui email. Jadi sah-sah saja mengirim email selama perusahaan tersebut tidak mengharuskan untuk dikirim dalam bentuk surat biasa.
Kemungkinan Email dibaca Lebih Kecil Ketimbang Surat Biasa?
Bila suatu perusahaan sudah membuka lowongan pada umumnya mereka serius untuk mencari karyawan. Oleh sebab itu mereka juga akan memperhatikan surat masuk yang melalui email. Terlebih lagi email bisa memperpendek rute sampainya dokumen lamaran dan langsung masuk kedalam inbox email perusahaan. Yang bisa dibaca, diurutkan menurut tanggal, bahkan disimpan dalam folder khusus di komputer untuk dicari lagi saat diperlukan. Tidak seperti surat yang seringkali tidak sampai pada tujuan dan mudah sekali hilang karena berbentuk dokumen fisik yang mudah tertumpuk atau terbuang. Jadi anggapan ini mungkin berlaku pada kasus tertentu saja.
Itulah tadi cara membuat lamaran melalui Email yang bisa kami sampaikan. Dengan email maka anda bisa memantau terkirim tidaknya lamaran anda melalui laporan email terkirim di layanan email. Sedangkan diterima tidaknya lamaran tergantung jawaban oleh sang pembuat lowongan. Demikian tulisan kali ini, semoga bermanfaat.
